Veel coaches maken gebruik van Calendly. Niet gek, want het is een fantastische tool om je coachees, klanten en cliënten zelf een afspraak te laten inplannen, op een moment dat jou ook past. Een integratie van Calendly binnen Trackler was het oorspronkelijke plan. Alleen bleken de mogelijkheden dan beperkt, door 1 gratis afspraaktype.
Wij vinden dat alles binnen Trackler moet kunnen, en daarom zat er niets anders op dan zelf te bouwen. Dus werd geboren: Schedulers.
Wat zijn Schedulers binnen Trackler?
Schedulers werkt samen met Kalender en zorgt ervoor dat je Trackee een afspraak kan inplannen die past binnen jouw beschikbaarheid.
Koppelingen met agenda's
Koppel je Trackler agenda met Google Calendar of met Outlook.
Stap 1: agenda koppelen (optioneel, wel aan te raden)
De agenda zoals je hem wellicht gewend bent is verleden tijd. Je krijgt nu een echte Kalender te zien. Deze heb je eerst te koppelen met jouw agenda.
Ga naar je instellingen > koppelingen
Koppel je gewenste agenda's door de vinkjes in- of uit te schakelen
Resultaat is een agenda zoals jij hem ook kent. Al je afspraken zijn geïmporteerd. Well done!
Nu is het tijd om een Scheduler aan te maken.
Stap 2: Schedulers aanmaken
Ga naar 'Schedulers' door op je Workspace te klikken en vervolgens op 'Schedulers'.
Hier kan je dan een nieuwe Scheduler aanmaken. Een afspraaktype. Denk aan:
Korte coaching sessie
Lange coaching sessie
Intake gesprekken
...
Afbeelding 1:
Kies een emoji, een titel voor je event en de locatie
Schrijf daaronder nog extra aanvullende informatie, die ook bij de afspraak komt te staan in je Trackler en/of gekoppelde Calendar.
Afbeelding 2:
Kies wanneer de afspraak moet gelden. Tot x aantal dagen in de toekomst, binnen een bepaalde range, onbepaald of op bepaalde data.
Kies de duur van de afspraak
Geef aan hoeveel ruimte er voor en na de afspraak beschikbaar moet blijven, denk aan voorbereiding of papierwerk nadien.
Kies of de afspraken op ronde uren, half-uren, kwartier,... moeten starten.
Afbeelding 3:
Selecteer welke dagen en uren je beschikbaar wil zijn om ingeboekt te worden.
Datum positief overrulen
De functie is er in de basis voor dat je de beschikbaarheid voor bepaalde data kunt wijzigen. Bijvoorbeeld, woensdag 11 januari alleen de middag, terwijl normaliter woensdag helemaal openstaat.
Maar, je kunt ook in de weekplanning alles op niet beschikbaar zetten en dan een datum overrulen door die wél beschikbaar te maken.
Let op, datums overrullen nooit je gekoppelde agenda. De agenda koppeling staat namelijk los van Schedulers. De koppeling vult de Trackler kalender. De Scheduler kijkt vervolgens enkel naar de Trackler kalender.
Datum negatief overrulen
Wil je een bepaalde datum toch niet open stellen, dan kan je dit doen door het kruisje aan te vinken. Zo worden alle bovenstaande data, behalve deze beschikbaar voor je Trackee.
Data uit het verleden kan je aan- of uitzetten.
Customer journey
Uiteindelijk zal de journey van de coachee er zo uit komen te zien:
Externe scheduler
Je kan een Scheduler-link toevoegen aan je website, waardoor men automatisch een afspraak kan inplannen.
Gezien men een afspraak kan inplannen zonder een Trackler account te maken, heb je dan enkel een afspraak (en geen Track) gemaakt.
Als het gesprek dan online gaat plaatsvinden, heb je wel even een Meet/teams-URL toe te voegen aan de beschrijving voor de agendagebeurtenis van die scheduler.
Of natuurlijk een telefoonnummer als je het telefonisch wil laten plaatsvinden.
Als het gesprek dan eenmaal is afgelopen en ze een traject willen starten, kan je een Track voor ze aanmaken.
Dit kan je dan manueel doen, of door ze een uitnodigings-URL te sturen.
Privé vs openbaar
Soms wil je een Scheduler aanmaken voor eigen gebruik, denk aan sales calls etc. Dan is het niet nodig dat een Trackee deze Scheduler ziet als hij een nieuwe afspraak wil maken via de Track.
Zet de toggle simpelweg op privé of openbaar.
Instellingen van de Track Leader
Wat je als Trackee kan zien en inboeken
Tijdzones
De tijden in de Scheduler zelf zijn zichtbaar in de tijdzone van diegene die deze Scheduler bekijkt/boekt.
Hier hebben we ook bij genoteerd Huidige Lokale Tijdzone, om dat duidelijk te maken.
Ook staat er nu in welke tijdzone afspraken in de Tracks en kalender plaatsvinden.
Dit zie je ook terug in de e-mails van de geboekte afspraken.
De tijden binnen Trackler zelf (de Trackler kalender) laten altijd Amsterdam time zien.
Schedulervelden voor externe scheduler
Voeg velden toe die de externe gebruiker moet invullen bij het maken van een afspraak.
Dit kan erg handig zijn als je de Scheduler inzet voor externe gebruikers, en even wat vragen wil stellen om je voor te bereiden op jullie afspraak.
Ga naar je Scheduler instellingen en scroll naar Schedulervelden.
Voeg een veld toe in twee talen. De gebruiker ziet namelijk de taal die hij/zij in de browser of in Trackler heeft ingesteld.
In dit voorbeeld hebben we een telefoonnummer-veld toegevoegd.
Veld titel
Metakey (dit kan handig zijn voor het ophalen van metadata)
Selecteer veld type, in dit geval tekst
Standaardwaarde: de waarde die lichtgrijs zichtbaar is in het veld
Verplicht, ja of nee
Dat ziet er aan de voorkant zo uit:
