Met een openbare Scheduler kan iedereen een afspraak met je inplannen, ook zonder Trackler-account. Voorheen werd er dan alleen een afspraak aangemaakt, zonder Track. Dat is nu verleden tijd: je kan een open Track uitnodiging aan je openbare Scheduler koppelen, zodat er na het boeken automatisch een Track klaarstaat voor de boeker.
Stap 1: Maak een open Track uitnodiging aan
De Scheduler maakt de Track aan op basis van een open Track uitnodiging. Deze heb je dus eerst nodig.
Ga in je Workspace naar Track Uitnodigingen onder Track-instellingen.
Klik op Nieuwe uitnodigingslink en stel de uitnodiging naar wens in.
Heb je al een open Track uitnodiging die je wilt gebruiken? Dan kan je deze stap overslaan.
Stap 2: Koppel de uitnodiging aan je Scheduler
Open de Scheduler die je wilt gebruiken en ga naar het tabblad Toegang & Track.
Zet de toggle Publieke toegang aan. Hiermee sta je iedereen toe om afspraken te boeken.
Selecteer bij Track bij boeking de open Track uitnodiging die je wilt koppelen.
Pas eventueel de Track-uitnodigingsmelding aan. Deze tekst ziet de boeker op het bevestigingsscherm na het boeken, zodat diegene weet dat er een Track-uitnodiging per e-mail onderweg is.
Klik op Opslaan.
Wat gebeurt er na het boeken?
Zodra iemand via de openbare Scheduler een afspraak inplant, gebeurt het volgende:
Er wordt automatisch een Track aangemaakt via het gekoppelde uitnodigingssjabloon.
De afspraak wordt aan die Track gekoppeld.
De boeker ziet op het bevestigingsscherm de Track-uitnodigingsmelding en ontvangt per e-mail een uitnodiging voor de Track.
De boeker wordt na het inplannen bewust niet direct doorgestuurd naar de Track. Toegang verloopt altijd via de e-mailuitnodiging, zodat we zeker weten dat de juiste persoon in de Track terechtkomt.
Let op: gevolgen voor workflows
Zodra je een Track aan je Scheduler koppelt, worden boekingen Track-afspraken in plaats van externe agenda-items. De workflow-trigger voor een externe boeking gaat daardoor niet meer af voor deze Scheduler.
Wil je vervolgacties automatiseren? Gebruik dan de trigger voor het aanmaken van een Track. Deze start automatisch voor iedere nieuwe boeker.
Veelgestelde vragen
Kan ik één open Track uitnodiging voor meerdere Schedulers gebruiken?
Ja, je kan dezelfde open Track uitnodiging aan meerdere openbare Schedulers koppelen.Wat als ik geen Track wil aanmaken bij het boeken?
Laat dan het veld Track bij boeking leeg. De Scheduler werkt dan zoals voorheen: er wordt alleen een afspraak aangemaakt.