Binnen Trackler heb je de mogelijkheid om een Track te archiveren, te dearchiveren en te verwijderen.

Een Track archiveren

Een Track archiveer je door op de drie bolletjes naast een Track te klikken, en vervolgens 'Archiveer Track' te selecteren.

Als jij een Track archiveert, telt deze niet meer mee in je totaal aantal actieve Tracks binnen je abonnement, en heb je dus weer ruimte voor een nieuwe Track.

De voordelen van archiveren

Je Trackee kan nog steeds bij alle notities, communicatie, formulieren, etc.
Als Workspace eigenaar heb je weer extra ruimte voor het aanmaken van een nieuwe Track.
Je Trackee kan (als je daarvoor ruimte hebt binnen je abonnement) de Track weer dearchiveren om contact op te nemen, bijvoorbeeld voor het herstarten van een traject.

Een Track dearchiveren

Een gearchiveerde Track kan je ook weer uit het archief halen (als je hiervoor ruimte hebt binnen je abonnement).

Een Track kan door jou én je coachee uit het archief gehaald worden, en dus weer geactiveerd worden.

❗️Een automatisering werkt niet meer op een gearchiveerde Track.

Een Track verwijderen

Ook kan je een Track verwijderen. Dit doe je door naar de Track instellingen te gaan en helemaal onderin de Track te verwijderen.

Wel raden we je aan om eerst te exporteren, zodat je de informatie wel nog in je downloads op je computer kan terugvinden.

Eens verwijderd, altijd verwijderd. Wees je er dus goed van bewust dat je ook de optie hebt om te archiveren. Het archiveren kan je namelijk ongedaan maken, het verwijderen van een Track niet.

Track wordt hard gedelete na bepaalde periode

Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving en ervoor te zorgen dat je geen onnodige data bewaart, kun je in Trackler instellen dat een gearchiveerde Track na een bepaalde periode automatisch permanent wordt verwijderd.

Na een vooraf ingestelde periode, bijvoorbeeld na enkele maanden, wordt de Track hard gedeletet.

Dit helpt je om efficiënt om te gaan met je gegevensbeheer, terwijl je tegelijkertijd aan de privacywetgeving blijft voldoen. Zo houd je je data schoon en georganiseerd, zonder handmatig ingrijpen.

Je kan bijvoorbeeld een automatisering opmaken die er als volgt uitziet:

Trigger	Action	Action	Action	Action
Track gearchiveerd	Stel een schema op	Stuur een e-mail	Stel een schema op	Track verwijderen

Eens de Track is gearchiveerd
Stel een schema op van 23 maanden
Stuur een e-mail dat de Track over een maand wordt verwijderd en je nog kan exporteren indien nodig.
Stel een schema op van 1 maand
Laat de Track verwijderen