Wanneer je een nieuwe workspace start in Trackler, staan er al een aantal handige workflows voor je klaar. Deze standaard workflows helpen je om automatisch meldingen of e-mails te versturen bij belangrijke gebeurtenissen — zonder dat je dit zelf hoeft in te stellen.
Welke standaard workflows staan voor je klaar?
In een nieuwe workspace zijn o.a. volgende workflows standaard actief:
Formulier ingevuld → bericht
Track-uitnodiging geaccepteerd → e-mail
Track gedearchiveerd → e-mail
Afspraak aangemaakt → bericht
23 maanden gearchiveerd → hard delete
Je vindt deze workflows via:
Instellingen > Workflows
Wat kun je ermee?
Deze standaard workflows zijn volledig aanpasbaar. Je kunt ze:
Inactief maken als je ze niet wilt gebruiken
Aanpassen naar je eigen wensen (bijv. andere e-mails of acties)
Uitbreiden met extra workflows die passen bij jouw werkwijze
Waarom deze workflows?
Ze besparen tijd en zorgen ervoor dat:
Gebruikers automatisch updates ontvangen
Je minder handmatige acties hoeft uit te voeren
Je direct van start kunt zonder alles zelf in te stellen
System e-mails aanpassen?
Per workflow kun je de onderwerpregel wijzigen, de inhoud van de e-mail aanpassen en gebruikmaken van data tags zoals naam, datum en tijd.
Je kunt de tekst volledig herschrijven zodat deze aansluit bij je eigen tone of voice en branding. Het aanpassen van de tekst heeft geen invloed op het functioneren van de workflow. De workflow blijft actief zolang je deze niet uitschakelt.
Wat er gebeurt er als je een workflow uitschakelt
Wanneer je een system workflow uitschakelt, worden er geen e-mails meer verstuurd voor die specifieke actie.
Dat betekent dat deelnemers geen automatische melding meer ontvangen en bevestigingen of annuleringsmails niet worden verzonden. Eventuele communicatie moet dan handmatig worden verstuurd.
Controleer daarom altijd goed of je een workflow daadwerkelijk wilt uitschakelen.