Workflows in Trackler
Workflows laten je acties automatisch uitvoeren op basis van gebeurtenissen (triggers) in je workspace. Zo kun je processen automatiseren — je hoeft niet alles handmatig te doen.
Je vindt Workflows via Instellingen → Workflows in het zijmenu.
Standaard Workflows
Elke nieuwe workspace in Trackler bevat een aantal standaard workflows. In dit artikel lees je welke dat zijn, wat ze doen en hoe je ze beheert.
Workflow-overzicht
In het overzicht zie je alle workflows die zijn aangemaakt:
Knop Workflow aanmaken om een nieuwe te starten
Zoekfunctie om workflows te vinden
Weergave om kolommen te tonen of verbergen
Per workflow zie je: Naam, Laatst bijgewerkt, Status (Actief / Inactief)
Via het ⋯ menu bij elke workflow kun je bewerken, inschakelen/uitschakelen of verwijderen
Workflow maken — Triggers
Een workflow begint met een trigger: een gebeurtenis waar je op reageert. Op het moment dat de trigger plaatsvindt, start de workflow.
Er zijn verschillende categorieën triggers:
Algemeen
Bijvoorbeeld:Track aangemaakt – start zodra een Track wordt aangemaakt
Track gearchiveerd – wanneer een Track wordt gearchiveerd
Track gearchiveerd ongedaan gemaakt – wanneer een Track wordt hersteld
Track-uitnodiging verzonden – zodra een uitnodiging wordt verstuurd
Track-uitnodiging geaccepteerd – wanneer de gebruiker de uitnodiging accepteert
Track-uitnodiging geweigerd – wanneer de gebruiker de uitnodiging weigert
Actie op specifieke datum/tijd in Track – éénmalige actie op een vaste datum/tijd
Formulieren
Bijvoorbeeld:Formulier is ingediend — activeert wanneer een formulier dat aan een Track gekoppeld is, wordt ingediend.
Afspraken
Bijvoorbeeld:Afspraak is geboekt via scheduler
Afspraak is geannuleerd
Afspraak is aangemaakt
Afspraak is verwijderd
Vóór/tijdens/na afspraak start – op basis van ingestelde tijdsafstand t.o.v. afspraak
Je kiest één trigger per workflow en bepaalt vanaf welk moment de workflow start.
Workflow maken — Acties
Na de trigger kun je acties toevoegen in de workflow. Via de editor kies je welk type actie of controle je wil
Track
Bijvoorbeeld:Gebruiker toevoegen aan Track
Track verwijderen
Track-uitnodiging opnieuw versturen
Track-uitnodiging resetten
Bericht sturen naar Track
Tags toewijzen aan Track
Tags verwijderen van Track
Formulieren
Bijvoorbeeld:Nieuw formulier aanmaken – maakt automatisch een formulier aan op basis van een sjabloon
Algemeen
Bijvoorbeeld:Voorwaarde – bepaal of de flow doorgaat op basis van een regel
Switch – splits de flow in meerdere paden op basis van voorwaarden
Flow Control
Bijvoorbeeld:Vertraging – wacht een bepaalde tijd voor de volgende actie gebeurt
Communicatie
Bijvoorbeeld:E-mail versturen
Je kunt meerdere acties en controles achter elkaar zetten om complexe workflows te maken. De volgorde en logica bepaal je zelf.
Workflow activeren of pauzeren
Rechtsboven in de workflow-editor kun je je workflow activeren of pauzeren. Nieuwe workflows staan standaard op gepauzeerd.
Versies en Uitvoeringen van Workflows
Naast het bouwen en activeren van workflows biedt Trackler inzicht in de werking en geschiedenis van elke workflow. Dit doe je via de tabbladen Versies en Runs in de workflow-editor.
Versies
Elke keer dat je een workflow wijzigt en publiceert, wordt er automatisch een nieuwe versie aangemaakt. Zo kun je eenvoudig terugkijken of zelfs terugschakelen naar een vorige versie.
In het tabblad Versies zie je:
Het versienummer (bijv.
#flow-00002)De status (actief of niet-actief)
Datum en tijd van aanmaak
Wie de versie heeft gepubliceerd
Een knop Terugzetten om een oudere versie opnieuw actief te maken
Handig: gebruik dit als je merkt dat een wijziging in een workflow niet naar wens werkt — je kunt altijd terug naar een stabiele versie.
Uitvoeringen (Runs)
Elke keer dat een workflow wordt geactiveerd (dus wanneer de trigger afgaat), wordt dit geregistreerd als een uitvoering.
In het tabblad Runs zie je per uitvoering:
Een unieke Uitvoerings-ID
De datum en tijd waarop de uitvoering is gestart
De status van de uitvoering (bijv. "Voltooid", "Mislukt")
Via het ⋯ menu kun je klikken op Uitvoering bekijken om de details te zien
Wanneer je een uitvoering bekijkt, krijg je inzicht in:
Welke stappen zijn doorlopen
Of alles succesvol is uitgevoerd
Details van acties (zoals de gebruiker die is toegevoegd, of het formulier dat is gegenereerd)
Dit is vooral nuttig bij het debuggen of controleren van geautomatiseerde processen.