Wat zijn system workflows?
Elke workspace in TracklerPro bevat standaard system workflows. Dit zijn automatische processen die zorgen voor e-mailmeldingen bij belangrijke acties rondom boekingen.
Deze workflows staan standaard actief en zorgen ervoor dat betrokkenen automatisch op de hoogte worden gebracht. Je kunt de inhoud van deze e-mails aanpassen, maar de workflows zelf zijn een vast onderdeel van elke workspace.
Welke system workflows zijn er?
In elke workspace staan de volgende standaard workflows, zoals:
Melding afspraak aangemaakt
Verstuurt een melding wanneer een nieuwe afspraak wordt ingepland.
Bevestiging externe boeking
Verstuurt een bevestiging wanneer een boeking via een externe pagina of integratie wordt gemaakt.
Boeking geannuleerd door boeker
Verstuurt een e-mail wanneer een deelnemer zelf de boeking annuleert.
Boeking geannuleerd door eigenaar
Verstuurt een e-mail wanneer de scheduler-eigenaar de boeking annuleert.
Melding deelnemer verwijderd
Verstuurt een melding wanneer een deelnemer uit een afspraak wordt verwijderd.
Melding afspraak geannuleerd
Verstuurt een algemene melding wanneer een afspraak wordt geannuleerd.
System e-mails aanpassen?
Per workflow kun je de onderwerpregel wijzigen, de inhoud van de e-mail aanpassen en gebruikmaken van data tags zoals naam, datum en tijd.
Je kunt de tekst volledig herschrijven zodat deze aansluit bij je eigen tone of voice en branding. Het aanpassen van de tekst heeft geen invloed op het functioneren van de workflow. De workflow blijft actief zolang je deze niet uitschakelt.
Wat er gebeurt er als je een workflow uitschakelt
Wanneer je een system workflow uitschakelt, worden er geen e-mails meer verstuurd voor die specifieke actie.
Dat betekent dat deelnemers geen automatische melding meer ontvangen en bevestigingen of annuleringsmails niet worden verzonden. Eventuele communicatie moet dan handmatig worden verstuurd.
Controleer daarom altijd goed of je een workflow daadwerkelijk wilt uitschakelen.