Wat doet de optie Videogesprek?
Met Vergaderlink bepaal je hoe een online meetinglink wordt toegevoegd aan afspraken die via deze Scheduler worden geboekt.
Je kunt kiezen uit drie opties:
Geen vergaderlink (bij fysieke of telefonische afspraken)
Gebruik gekoppelde agenda (Google Meet of Microsoft Teams)
Aangepaste link (bijvoorbeeld een eigen URL)
Deze instelling geldt voor alle afspraken die via deze Scheduler worden ingepland.
Optie 1: Geen vergaderlink
Kies je voor Geen, dan:
Wordt er wel een agenda-item aangemaakt
Wordt er géén videogesprek-link toegevoegd
Verschijnt er geen “Deelnemen aan meeting”-knop in de Track
Gebruik dit bij:
Fysieke afspraken
Telefonische sessies
Afspraken zonder online component
Optie 2: Gebruik gekoppelde agenda
Wanneer je één of meerdere agenda’s hebt gekoppeld (Google of Microsoft), kun je een specifieke agenda kiezen als vergaderprovider.
Hoe werkt dit?
Je selecteert één gekoppelde agenda
Die agenda wordt de primaire vergaderprovider
Die provider genereert automatisch een native meetinglink:
Google Calendar → Google Meet
Microsoft Calendar → Microsoft Teams
De gegenereerde link wordt:
Toegevoegd aan alle gekoppelde agenda-items
Opgeslagen in de afspraak
Getoond als “Deelnemen aan meeting” in de Track
Belangrijk bij meerdere agenda’s
Heb je meerdere agenda’s gekoppeld?
Je moet expliciet kiezen welke agenda de meeting genereert
Slechts één agenda fungeert als primaire provider
Andere agenda’s ontvangen dezelfde link, maar genereren geen eigen meeting
Dit zorgt voor voorspelbaar gedrag en voorkomt dubbele meetinglinks.
Optie 3: Aangepaste link
Je kunt ook zelf een vergaderlink invoeren.
Bijvoorbeeld:
Externe videoplatforms
Bedrijfsomgeving
Specifieke meeting-URL
Wanneer je een geldige URL invoert:
Wordt deze opgeslagen bij de afspraak
Wordt de link toegevoegd aan alle agenda-items
Verschijnt de knop “Deelnemen aan meeting” in de Track
Wat zien deelnemers?
Ongeacht welke agenda iemand gebruikt:
Er is altijd één duidelijke join-link
Diezelfde link staat in alle agenda’s
In de Track verschijnt één centrale knop om deel te nemen
Dit voorkomt verwarring bij gebruikers met meerdere agenda’s.
Automatische linkgeneratie
Wanneer een afspraak wordt aangemaakt:
De geselecteerde agenda genereert de meetinglink
Soms kan dit enkele seconden duren
In de tussentijd wordt weergegeven dat de link wordt gegenereerd
Zodra beschikbaar, wordt de afspraak automatisch bijgewerkt
Werkt dit ook in de Track zelf?
Ja.
Dezelfde vergaderopties zijn beschikbaar wanneer je:
Handmatig een afspraak aanmaakt in een Track
Een afspraak via een Scheduler laat boeken
Scheduler-afspraken nemen automatisch de ingestelde vergaderoptie over.
Wanneer gebruik je welke optie?
Geen vergaderlink
→ Fysieke of telefonische afsprakenGebruik gekoppelde agenda
→ Standaard online afspraken via Google Meet of Microsoft TeamsAangepaste link
→ Als je met een vaste externe URL werkt
Goed om te weten
Slechts één agenda kan de meeting “hosten”
Andere gekoppelde agenda’s ontvangen dezelfde link
Google Meet en Microsoft Teams werken platform-onafhankelijk
Zoom wordt niet automatisch gegenereerd
Als een gekoppelde agenda wordt verwijderd, wordt dit netjes afgehandeld
🔗 Terug naar: Schedulers in Trackler