Schedulers (Planners) in Trackler
Met schedulers kunnen anderen rechtstreeks afspraken in jouw agenda boeken. Jij bepaalt zelf wanneer je beschikbaar bent, hoe lang een afspraak duurt, hoeveel ruimte er tussen afspraken moet zitten, en meer. Een scheduler is dus eigenlijk een boekingspagina met jouw regels.
Je vindt de Schedulers via Meetings → Schedulers in het zijmenu.
1. Overzicht van schedulers
In het overzicht zie je alle bestaande schedulers binnen jouw workspace. Elke rij toont:
Gebruiker – De eigenaar van de scheduler
Titel – De naam van de scheduler
Beschrijving – Een korte uitleg van het doel van de scheduler
Bovenaan zie je:
De knop Aanmaken om een nieuwe scheduler aan te maken
Een Zoeken veld om snel een scheduler te vinden
De knop Weergave, waarmee je zelf bepaalt welke kolommen getoond worden (bijv. Gebruiker, Titel, Beschrijving), en hoe je sorteert
Via het menu met de drie puntjes (⋯) per scheduler kun je:
Bewerken – open de instellingen van de scheduler
Verwijderen – verwijder de scheduler permanent (niet ongedaan te maken)
2. Scheduler instellingen
Bij het aanmaken of bewerken van een scheduler, zie je in het linkermenu verschillende onderdelen:
Algemeen
Emoji – Kies een symbool om de scheduler visueel herkenbaar te maken
Titel – De naam van de scheduler (zichtbaar voor anderen)
Korte beschrijving – Een korte toelichting voor het overzicht
Lange beschrijving – Een uitgebreidere uitleg over het gebruik van de scheduler
Kleurenschema – Kies een kleur om de scheduler visueel te onderscheiden
Event Beschrijving
Event Beschrijving – Deze beschrijving verschijnt in de kalenderuitnodiging wanneer iemand via deze scheduler een afspraak maakt
Duur & Instellingen
Planning vooruit – Stel in hoe ver van tevoren mensen een afspraak mogen boeken (bijv. tot 30 dagen vooruit, of oneindig)
Duur van de afspraak – Bepaal hoe lang een afspraak duurt (bijv. 30 minuten, 1 uur)
Starttijd-intervallen – Geef aan met welke tussenpozen afspraken ingepland mogen worden (bijv. elke 15 minuten)
Buffer tijd
Buffer vóór afspraak – Tijd die minimaal beschikbaar moet zijn vóór een afspraak
Buffer ná afspraak – Tijd die je nodig hebt na een afspraak
Minimum boekingsvertraging – Minimale tijd vóór een afspraak waarin iemand nog kan boeken (bijv. minimum 24 uur van tevoren)
Buffers zijn handig om voldoende ruimte te hebben tussen afspraken, of om last-minute boekingen te voorkomen.
Beschikbaarheid
Bepaal op welke dagen en tijden je beschikbaar bent
Zet per dag de beschikbaarheid aan of uit
Voeg meerdere tijdvakken toe op één dag
Kies de juiste tijdzone (standaard: Europe/Amsterdam)
Datumuitzonderingen gebruiken
Met datumuitzonderingen kun je je standaard beschikbaarheid tijdelijk aanpassen. Dit kan op twee manieren: positief of negatief overrulen.
Positief overrulen: extra beschikbaarheid toevoegen
De functie is in eerste instantie bedoeld om je beschikbaarheid op specifieke data aan te passen. Bijvoorbeeld: je bent normaal op woensdag de hele dag beschikbaar, maar op woensdag 11 januari wil je alleen in de middag beschikbaar zijn. Dan pas je die ene dag aan met aangepaste tijdvakken.
Je kunt deze functie ook gebruiken om alleen op specifieke dagen beschikbaar te zijn. In dat geval zet je in de algemene weekplanning alles op "niet beschikbaar", en voeg je beschikbaarheid toe via datumuitzonderingen. Zo kun je bijvoorbeeld alleen op bepaalde maandagen of donderdagen afspraken laten inplannen.
💡 Let op: Datumuitzonderingen overrulen nooit je gekoppelde agenda (zoals Google of Microsoft). De koppeling zorgt alleen dat afspraken uit je externe agenda zichtbaar zijn in Trackler. De scheduler kijkt altijd alleen naar wat er in de Trackler-kalender beschikbaar is.
Negatief overrulen: een dag blokkeren
Wil je juist op een bepaalde dag geen afspraken toelaten, terwijl je normaal wel beschikbaar bent? Dan kun je die datum blokkeren door op het kruisje rechts naast de tijden te klikken.
Zo wordt die specifieke dag gemarkeerd als niet beschikbaar, ongeacht wat je weekplanning aangeeft.
3. Tips voor gebruik
Maak verschillende schedulers aan voor verschillende soorten afspraken (bijv. intake, voortgangsgesprek, coaching sessie)
Gebruik emoji’s en kleuren om ze makkelijk te onderscheiden
Voeg voldoende buffer in om adempauze tussen sessies te houden
Gebruik uitzonderingen om afwezigheid goed te beheren
Stel een minimale boekingsvertraging in om rust in je planning te houden
Controleer je tijdzone-instellingen, vooral als je werkt met klanten in andere landen