Naar de hoofdinhoud
Automatiseringen

Automations maken het je werk een stuk eenvoudiger. Het automatisch uitsturen van berichten, formulieren en veel meer.

Caroline Fornhoff avatar
Geschreven door Caroline Fornhoff
Meer dan 4 maanden geleden bijgewerkt

We willen jou het leven als coach, therapeut, manager, begeleider, leraar,… gemakkelijker maken. Trackler software maakt alles overzichtelijk, wat super handig is. Én de nieuwe tool: Automatiseringen, gaat je echt tijd schelen. Hiermee laat je Trackler namelijk voor jou werken. Eenmaal goed instellen en you’re good to go.

Hieronder heb ik enkele van mijn favoriete automatiseringen toegelicht. Waarom ze handig zijn en hoe je ze instelt voor jouw eigen bedrijf binnen je Trackler account. Kan jij Automatiseringen niet gebruiken? Wellicht zit dit niet in je pakket. Neem dan hier even contact op.

Voorbeelden van Automatiseringen

Uitnodiging geaccepteerd > Stuur een e-mail

Tot heden kreeg je geen melding als je coachee zijn/haar Trackler uitnodiging had geaccepteerd. Nu kan je het zo instellen, dat jij een e-mail ontvangt wanneer dit is gebeurd. Super handig, zo hoef je niet telkens te controleren of je in een lege Track typt, of er wel degelijk iemand leest wat je zegt en je opdrachten in ontvangst kan nemen.

Deze automatisering geldt als je iemand uitnodigt in een bestaande Track. Bij een URL uitnodiging waarin je een automatisering wil starten terwijl er een nieuwe Track wordt aangemaakt, heb je de automatisering hieronder te volgen.

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Uitnodiging geaccepteerd > Stuur een e-mail

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Track uitnodiging wordt geaccepteerd’

  5. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  6. Klik op Selecteer een actie

  7. ‘Stuur een e-mail’

  8. Bij ‘Stel een e-mailonderwerp in’ schrijf je bijvoorbeeld Invitee name heeft de uitnodiging geaccepteerd

    • Door op het ‘i’ tekentje te klikken kan je automatische data toevoegen, zoals een voor- of achternaam, een volledige naam, de rol,…

  9. Bij ‘Wat wil je zeggen?’ schrijf je wat je in de e-mail zelf wil. Dit kan exact dezelfde tekst zijn.

  10. Bij ‘Aan wie wil je deze e-mail versturen?’ vul je je eigen e-mailadres in.

  11. ‘Actie opslaan’ en ‘Publiceren’

  12. Et voilà!

PS: Stel, je zou hier een vertraging tussen willen hebben, kan je tussen trigger en actie altijd nog een vertraging instellen, maar die lijkt me handiger bij andere voorbeelden.

Uitnodiging geaccepteerd via URL en tag > Stuur een e-mail

Voor een URL uitnodiging geldt dat je een andere trigger hebt aan te maken, dan bij een standaard uitnodiging. Dit komt omdat je bij deze automatisering een nieuwe Track aanmaakt op het moment dat de automatisering gaat starten.

De uitnodiging stuur je dan door naar je nieuwe coachee door in je overzicht een URL aan te maken met de tag Individueel.

Of door deze URL op een button op je website te plaatsen bijvoorbeeld.

Vanaf men deze uitnodiging accepteert, zal de Automatisering geactiveerd worden.

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Uitnodiging via URL en tag > Stuur een e-mail

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Track gecreëerd’

  5. Als je een tag wil toevoegen, doe je dit onder "Uitvoeren als Track tenminste één van deze tags bevat:"

  6. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  7. Klik op Selecteer een actie

  8. ‘Stuur een e-mail’

  9. Bij ‘Stel een e-mailonderwerp in’ schrijf je bijvoorbeeld Alle Trackees hebben de uitnodiging geaccepteerd

    • Door op het ‘i’ tekentje te klikken kan je automatische data toevoegen, zoals een voor- of achternaam, een volledige naam, de rol,…

  10. Bij ‘Wat wil je zeggen?’ schrijf je wat je in de e-mail zelf wil. Dit kan exact dezelfde tekst zijn.

  11. Bij ‘Aan wie wil je deze e-mail versturen?’ vul je je eigen e-mailadres in.

  12. ‘Actie opslaan’ en ‘Publiceren’

  13. Et voilà, je kan de URL uitnodiging uitsturen of op je website plaatsen.


Form ingediend > Stuur een nieuwe Form

Als een Form wordt ingediend krijg je hier automatisch een melding van. Dit hoef je dus niet in te stellen. We willen namelijk niet dat je die informatie mist. Wat nu ook kan, is een reeks aan formulieren verzenden, met een gewenste tussenperiode. Denk aan: de eerste vragenlijst is ingevuld, na 3 dagen wil ik dat de volgende verstuurd wordt. Dit kan automatisch en hieronder zie je hoe.

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Form verstuurd > Nieuwe Form

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Form in de Track is ingediend’

  5. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  6. Klik op Selecteer een actie

  7. ‘Stel een conditie in’

  8. Alleen doorgaan als ‘Form titel’ > tekst komt exact overeen > vul hier de exacte titel van het formulier in

  9. ‘Actie opslaan’

  10. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  11. ‘Stel een vertraging in’

  12. Kies je vertraging, bijvoorbeeld 3 dagen. (dit vul je in in twee aparte velden)

  13. ‘Actie opslaan’

  14. Klik op het ‘+’ teken onderin de automatisering

  15. Klik op Selecteer een actie

  16. ‘Creëer een Form’

  17. Kies bij de ‘i’ voor Form Track

  18. Selecteer een vooringesteld template dat je vervolgens wilt versturen

  19. ‘Actie opslaan’ (we zijn nog niet klaar!)

Nu komt je Form in de filter van de Track te staan, maar nog niet verzonden. Dat willen we dus doen bij de volgende stap.

  1. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  2. ‘Verstuur een bericht in een Track’

  3. Bij wat wil je zeggen schrijf je bijvoorbeeld: “Goed gedaan, hierbij krijg je het volgende formulier. Succes!”

  4. In welke Track: Kies bij de ‘i’ voor Form Track

  5. Voeg een bijlage toe: Form

  6. Selecteer een attachment: 2. Form ID.

  7. Actie opslaan en publiceren maar!

Done!

Uitnodiging geaccepteerd > Stuur een bericht + Form

Als iemand de uitnodiging heeft geaccepteerd, zou je een automatisch bericht in de Track kunnen plaatsen. Om je coachee/klant of cliënt automatisch te verwelkomen. Scheelt weer een handeling, en daarom niet minder hartelijk!

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Uitnodiging geaccepteerd > Stuur een bericht + Form

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Track uitnodiging is geaccepteerd’

  5. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  6. Klik op Selecteer een actie

  7. ‘Stel een conditie in’

  8. Alleen doorgaan als ‘Invitee rol’ > tekst komt exact overeen > Insert data ‘Track rol: Trackee’

Je wil namelijk dat enkel de Trackee een bericht krijgt, niet een Track Leader die je eventueel hebt uitgenodigd.

  1. ‘Actie opslaan’

  2. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  3. ‘Creëer een Form’

  4. Kies bij de ‘i’ voor Form Track

  5. Selecteer een vooringesteld template dat je vervolgens wilt versturen, bijvoorbeeld een intakeformulier.

  6. ‘Actie opslaan’ (we zijn nog niet klaar!)

Nu komt je Form in de filter van de Track te staan, maar nog niet verzonden. Dat willen we dus doen bij de volgende stap.

  1. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  2. ‘Verstuur een bericht in een Track’

  3. Bij wat wil je zeggen schrijf je bijvoorbeeld: “Welkom in onze Track! Hierbij vind je het Intake Formulier. Gelieve deze in te vullen en in te sturen. Kijk je antwoorden tegemoet. Groeten!”

  4. In welke Track: Kies bij de ‘i’ voor Track ID

  5. Voeg een bijlage toe: Form

  6. Selecteer een attachment: 2. Form ID.

  7. Actie opslaan en publiceren maar!

Habit afgevinkt > Gefeliciteerd

Een nieuwe gewoonte inbouwen kost moeite en verdient een beloning! Stuur automatisch een motiverend berichtje en een thumbs up wanneer je coachee of cliënt een nieuwe gewoonte heeft afgevinkt.

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Habit afgevinkt > Gefeliciteerd

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Habit in de Track is afgevinkt’

  5. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  6. Klik op Selecteer een actie

  7. ‘Verstuur een bericht in een Track’

  8. Bij wat wil je zeggen schrijf je bijvoorbeeld: “Wat goed, {0. Voornaam van de logger}, keep up the good work!”

  9. Actie opslaan en publiceren maar!

Afspraak gemaakt > Form uitsturen

Heb je een voorbereidende vragenlijst die je wil uitsturen voordat de afspraak plaatsvindt? Dan is deze automatisering voor jou.

Hoe stel je deze automatisering in?

  1. + Nieuwe Automatisering

  2. Geef je automatisering een titel, bijvoorbeeld: Afspraak maken > Form uitsturen

  3. Klik op Kies een trigger

  4. ‘Afspraak in de Track is gecreëerd’

  5. Stel al dan geen vertraging in door deze als tussenstap toe te voegen, zie stap 11-14 van deze automatisering

  6. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  7. Klik op Selecteer een actie

  8. ‘Actie opslaan’

  9. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  10. ‘Creëer een Form’

  11. Kies bij de ‘i’ voor Afspraak Track

  12. Selecteer een vooringesteld template dat je vervolgens wilt versturen, bijvoorbeeld een intakeformulier.

  13. ‘Actie opslaan’ (we zijn nog niet klaar!)

  14. Nu komt je Form in de filter van de Track te staan, maar nog niet verzonden. Dat willen we dus doen bij de volgende stap.

  15. Klik op het ‘+’ teken daaronder

  16. ‘Verstuur een bericht in een Track’

  17. Bij wat wil je zeggen schrijf je bijvoorbeeld: “Ik kijk uit naar onze afspraak! Hierbij vind je de voorbereidende vragenlijst. Gelieve deze in te vullen en in te sturen. Kijk je antwoorden tegemoet. “

  18. In welke Track: Kies bij de ‘i’ voor Afspraak Track

  19. Voeg een bijlage toe: Form

  20. Selecteer een attachment: 2. Form ID.

  21. Actie opslaan en publiceren maar!

Werken met tags

Lees hier meer over tags binnen Trackler. Zo kan jij ze ook toevoegen aan een automatisering, zodat deze enkel geactiveerd wordt wanneer de desbetreffende tag 'aan' staat.

Bekijk nog meer handige automatiseringen in deze blogpost.

Was dit een antwoord op uw vraag?